Definições de Registo Automático de Horas em Atividades

Nota: Esta funcionalidade só estará disponível para atividades planeadas se for ativada para a organização.

1. Vá a: Configurações e clique em “Gerir Atividades”, que se encontra na barra lateral em Atividades 

2. Crie ou edite uma atividade 

3. Vá para o separador “Informação Básica” 

4. Assinale a opção “Registar automaticamente horas para esta atividade” 

5. Clique no botão [Guardar]

Quando permitido, o software irá fazer o registo automático das horas quando faltar pouco tempo para o fim do turno.  

• As horas são registadas para todas as pessoas voluntárias inscritas e confirmadas no turno (dependendo das Definições de Horas e Relógio de Ponto para Registo de Horas a nível organizacional) 
• O número de horas registadas é igual ao número de horas que o turno dura 

• O tipo “Automático” é aplicado ao registo 
• O turno é marcado como “Registado automaticamente” 
• A necessidade de aprovação de horas é determinado pelas Definições de Horas e Relógio de Ponto a nível organizacional 

Importante: A informação do Campo de Feedback não poderá ser introduzida se o registo automático de horas estiver ativo. Poderá ter de considerar a hipótese de não ter as horas registadas de forma automática quando houver a necessidade de preenchimento de Campos de Feedback numa Atividade. 

Observações sobre a Funcionalidade de Registo Automático 

• O Registo Automático de Horas aplica-se apenas a atividades planeadas e ativas com esta funcionalidade ativa 
  • Alterar o estado ativo de uma atividade: 
    • se uma atividade for alterada para inativa, todos os turnos posteriores serão colocados no estado “não fazer registo automático” 
    • Quando uma atividade é reativada, todos os turnos anteriores permanecerão no estado de “não fazer registo automático” e todos os turnos posteriores serão marcados como “à espera de registo automático”. 
  • Editar uma atividade que esteja a decorrer: 
    • Quando são adicionados turnos a uma atividade ativa que tenha o registo de horas automático ativo, aplicam-se as mesmas regras (isto é, turnos anteriores serão marcados como “não registar automaticamente” e turnos futuros serão marcados como “à espera de registo automático”) 
    • Se adicionar esta funcionalidade a uma atividade que esteja a decorrer, os turnos anteriores serão marcados como “não fazer registo automático” e os turnos posteriores serão marcados como “à espera de registo automático” 
    • Quando o registo automático de horas está desativado para uma atividade, todos os turnos seguintes serão marcados como “não fazer registo automático”. 
  • Alterações ao horário de uma pessoa voluntária: 
    • A remoção de alguém de um turno no qual tinham sido registadas horas automaticamente não resultará na remoção do registo de tempo 
    • Atribuir a alguém um turno anterior não fará com que as horas sejam automaticamente registadas para essa pessoa 
  • Observações e Avisos Importantes para Administradores 
    • A opção “As pessoas voluntárias estão autorizadas a registar horas” funciona independentemente do registo automático de horas. Se ambas estiverem ativas, as pessoas  voluntárias serão avisadas de que poderão estar a criar entradas duplicadas. 
    • Não é possível editar os horários de início/fim dos turnos que foram registados automaticamente, quer individualmente, quer em grupo. 
    • Se um administrador tentar registar horas para uma atividade em que as horas de registo automático estejam ativas, será avisado de que, ao fazê-lo, poderá estar a criar entradas duplicadas