Importação de Perfis de Utilizador

Preparar os seus Dados para Importação 

Nota: Uma importação padrão de informações de contacto para os seus utilizadores está incluída na compra de uma subscrição de uma conta PLUS.  Taxas adicionais aplicam-se a contas não-PLUS.  Clique na sua região para mais informações sobre preços:  EUA, Canadá, Austrália, Irlanda, Nova Zelândia, Reino Unido. 

Formato do ficheiro: 

• A folha de cálculo deve ser guardada como um ficheiro Microsoft Excel em formato .XLSX. 

• A folha de cálculo que contém os dados das pessoas voluntárias a importar deve ser denominada “Dados do Utilizador“. 

Esquema da folha de cálculo: 

• A primeira linha da folha de cálculo deve conter os títulos das colunas.  Iniciar a informação de contacto da pessoa voluntária na linha 2. 
• Os nomes dos cabeçalhos das colunas devem ser exatamente os especificados (e na mesma ordem que) nos requisitos das “Definições da Coluna” (abaixo). 
• As colunas que a sua organização não utiliza não devem ser eliminadas da folha de cálculo. 

Formatação: 

• Não mesclar, filtrar, embrulhar ou ocultar colunas 
• As colunas diferentes das colunas de data devem ser formatadas no Excel como “Geral” 
• Todas as colunas de data devem ser formatadas de forma consistente; uma vez que o nosso software de importação o exige antes de podermos proceder a qualquer importação de dados 
  • Para a América do Norte, certifique-se de que as suas datas são todas formatadas consistentemente como MM/DD/AAAA (Mês/Dia/Ano) 
  • Para UK/EU/AU/NZ, assegure-se de que as suas datas são formatadas consistentemente como DD/MM/AAAAA (Dia/Mês/Ano) 
     

IMPORTANTE: É essencial que quaisquer dados a serem importados estejam em conformidade com as especificações acima enumeradas. Dados incompletos ou formatados de forma incorreta não podem ser processados.  Todas as colunas devem ser incluídas (na ordem correta), mesmo que não sejam utilizadas.

Nota: A importação de informação personalizada (ou seja, campos personalizados, qualificações, interesses gerais, disponibilidade geral e valores de registo de horas) está sujeita a taxas adicionais, tal como as importações “padrão” subsequentes.  Por favor contacte-nos se desejar um orçamento sobre a sua importação personalizada. Ao preparar um ficheiro personalizado de importação, certifique-se de que existe uma linha por perfil de pessoa voluntária e a informação personalizada é adicionada em colunas à direita da coluna “Estado”. 

Ao enviar os seus Dados 

Informe-nos quando a sua folha de cálculo de importação de dados estiver pronta.  Permitiremos a Troca de Ficheiros de Configuração para lhe permitir partilhar com segurança ficheiros de importação e de resultados. Uma vez isso feito, pode fazer o upload da sua folha de cálculo, seguindo os passos abaixo: 

1. Vá a: Configuração e depois clique em “Troca de Ficheiros de Configuração” encontrado na barra lateral em Definições de Organização 

2. Clique no botão [Browse] para selecionar e carregar a sua folha de cálculo de importação de dados 

3. Introduza uma descrição da sua importação no campo “Descrição” (exemplo: pode querer indicar-nos a língua desejada e o prefixo do nome de utilizador aqui) 

4. Clique no botão [Submeter]. A equipa da Better Impact será alertada de que a sua importação de dados está pronta para ser processada 

Uma vez carregados os seus dados, pode descarregar os resultados da importação (ou seja, nomes de utilizador e palavras-passe que foram gerados) seguindo os passos abaixo indicados: 

1. Vá a: Configurações e clique em ” Troca de Ficheiros de Configuração” encontrado na barra lateral em Definições de Organização 

2. Verá a lista de nomes de ficheiros, descrições e a data em que foram carregados 

3. Passe o rato sobre o ícone Opções à esquerda do ficheiro de resultados 

4. Selecione ” Transferir” 

Quando já não precisar do ficheiro da Troca de Ficheiros de Configuração, por favor apague-o e informe-nos para que possamos desligar a funcionalidade.

Definições de Coluna 

Todas as colunas listadas abaixo devem ser incluídas na sua folha de cálculo. As colunas em que um valor é necessário estão marcadas com um asterisco (*). 

• Saudação: máximo 50 caracteres (ex. Sr., Menina, Sra., Dona., etc.) 
• *Primeiro Nome: máximo de 50 caracteres (introduzir “por favor atualizar” se o valor não for conhecido) 

• *Apelido: máximo 50 caracteres (introduzir “por favor atualizar” se o valor não for conhecido) 
• Nome do Meio: máximo 50 caracteres 
• Sufixo: máximo 50 caracteres 
• Primeiro Nome Legal: máximo 50 caracteres 
• *Linha de Endereço 1: máximo 50 caracteres (introduzir “por favor atualizar” se o valor não for conhecido) 

• Linha de Endereço 2: máximo 50 caracteres 
• *Cidade: máximo 50 caracteres (introduzir “por favor atualizar” se o valor não for conhecido) 
• *Província (Canadá), Estado (EUA, Austrália, Nova Zelândia) ou Condado (UK, Irlanda): use o código apropriado para a província/estado/condado (ver secção abaixo para uma lista de códigos) (introduzir ’00 se não for conhecido ou não aplicável) 
• *País: introduzir o país correto a partir da lista de países (ver secção abaixo para uma lista de países) (introduzir “OUTRO” se o valor não for conhecido) 
• *Código Postal (Canadá), ZipCode (EUA), PostCode (UK, Austrália): máximo 10 caracteres (introduzir “por favor atualizar” se o valor não for conhecido) 

• Contacto residencial: máximo 25 caracteres, apenas UM contacto telefónico (espaços permitidos) 
• Contacto de trabalho: máximo 25 caracteres, apenas UM contacto telefónico (espaços permitidos) 
• Contacto de trabalho ext: máximo 10 caracteres, apenas valores numéricos (sem traços, espaços ou outros caracteres) 
• Contacto Telefónico ou Telemóvel: máximo 25 caracteres, apenas UM contacto telefónico (espaços permitidos) 
• Correio eletrónico: máximo 100 caracteres, UM único endereço de e-mail válido 

• Correio eletrónico secundário: máximo 100 caracteres, UM único endereço de e-mail válido 
• Endereço de e-mail móvel: máximo 100 caracteres, UM único endereço de e-mail válido 
• Data de nascimento: consistentemente e totalmente formatada (mês, dia e ano) 
• Data de adesão: consistente e totalmente formatada (mês, dia e ano) 
• Estado: introduzir o estado correto do perfil 

Importação no Coletivo 

Se estiver a importar dados para perfis em múltiplas organizações, terá de incluir o nome de cada organização como uma coluna separada imediatamente após a coluna “Estado”. 

• Cada perfil na sua importação deve pertencer a pelo menos uma organização (mas pode pertencer a várias organizações) 
• Para indicar que um perfil faz parte de uma organização, introduza um “1” (ou “X” ou “Sim”) na coluna correspondente à organização a que pertencem

Províncias, Estados, Condados 

Abaixo, encontrará listas dos códigos de 2-3 caracteres para as províncias/estados/condados utilizados numa importação de dados. 

Nomes de Países 

Abaixo, encontrará nomes de países que pode utilizar numa importação de dados. 

Segue-se uma lista de nomes válidos de países que podem ser incluídos numa importação de dados. São necessárias correspondências exactas.  Utilize “EUA” para “Estados Unidos da América” e “Reino Unido” para “Inglaterra”, “Escócia”, “País de Gales” ou “Irlanda do Norte”. 

Módulos 

Ao efetuar uma importação de dados, podemos importar em diferentes módulos, dependendo do que tiver adquirido. Os perfis para cada módulo devem estar em folhas de cálculo ou folhas de trabalho separadas, formatadas de acordo com as especificações. Para cada um dos módulos que adquiriu, eis a lista de estados que podem ser especificados para um perfil. 

Prefixo do Nome de Utilizador 

Os nomes de utilizador devem ter pelo menos 6 caracteres de comprimento. Quando a importação de dados é executada, é atribuído um prefixo (exemplo: “orgvol-“), seguido de um número sequencial único (exemplo: “101”) que é gerado automaticamente. Pode especificar um prefixo que gostaria de utilizar na geração de nomes de utilizador para todos os seus utilizadores. 

Língua/Região 

Pode atribuir uma língua padrão a todos os perfis que determinará a língua de apresentação dos menus MyImpactPage.com e como as datas e horas serão apresentadas aos utilizadores. Se não for especificado nenhum idioma, será utilizada a configuração padrão no computador do utilizador. As pessoas voluntárias podem alterar este valor sem o afetar a si ou a qualquer outro utilizador. As escolhas são: 

• Inglês (Canadá) 
• Inglês (EUA) 

• Inglês (Reino Unido) 
• Inglês (Austrália) 
• Inglês (Nova Zelândia) 
• Françês (Canadá) 
• Espanhol 

• Português 

Folhas de Cálculo de Amostra para a sua Região 

Uma folha de cálculo de amostra para a sua região pode ser descarregada ao clicar no link desejado abaixo: 

• Canadá: folha de cálculo de amostra 
• Estados Unidos da América: folha de cálculo de amostra 
• Reino Unido e República da Irlanda: folha de cálculo de amostra 

• Austrália e Nova Zelândia: folha de cálculo de amostra 

Enviar às Pessoas via E-mail o seu Nome de Utilizador e Palavra-passe 

Uma vez importados os dados, enviar-lhe-emos uma folha de cálculo de resultados que contém os nomes de utilizador e palavras-passe que foram criados para os seus utilizadores. 

A fim de lhes comunicar essa informação (sem lhes enviar essa folha de cálculo), poderá realizar uma “Mail Merge”. Os componentes são: 

• Microsoft Outlook: para enviar o e-mail 
• Microsoft Excel: a folha de cálculo dos resultados da importação de dados 
• Microsoft Word: um documento que contém as instruções que gostaria de lhes enviar juntamente com “Merge Fields” que procura a informação correspondente na folha de cálculo 

Se não estiver familiarizado com a realização de um Mail Merge, existe um artigo útil nas páginas de apoio da Microsoft que explica como fazer isso. 

Nota: Se criou manualmente perfis para os seus utilizadores, pode gerar uma Exportação de Perfil Pessoal que contém o seu nome, endereço de correio eletrónico, nome de utilizador e qualquer outra informação relevante. Uma vez que a informação da senha não pode ser visualizada ou exportada, terá de criar uma coluna na folha de cálculo para a senha do utilizador e introduzi-la manualmente.