Sobre esta funcionalidade: O recurso das atividades é utilizado para publicar as posições disponíveis para pessoas voluntárias (papéis, trabalhos, tarefas, funções, etc.). É necessário criar atividades para acompanhar o envolvimento das pessoas voluntárias; incluindo horas dadas. Quaisquer horas registadas por/para uma pessoa voluntária têm de estar associadas a uma atividade.
1º Passo: Informação Básica
- Vá a: Configurações e clique em “Gerir Atividades”, que se encontra na barra lateral em Atividades
- Coloque o rato sobre o ícone Opções no cabeçalho de “Atividades” e clique em “Nova Atividade” (ou clique no botão [+Nova Atividade] no fim da página)
- Contas Coletivo têm a opção de “Usar um Modelo”
- Atividade: Insira um nome (máximo 200 caracteres)
- Selecione as opções:
- Categoria: do menu pendente
- Grupo de Relatórios da Atividade: apenas contas Coletivo, do menu pendente
- Formulário de Candidatura: do menu pendente
- Estado da Atividade: selecione para ativar
- Registo de Horas: selecione para ativar
- Entrada de Grupos: selecione para ativar
- Registo Automático de Horas: selecione para ativar
- Ativar Lista de Reservas: selecione para ativar
- Opção: Insira Descrições:
- Pré-inscrição: vista pelos que ainda não estão atribuídos/agendados
- Pós-inscrição: vista pelos que já estão atribuídos/agendados
- Interno: vista apenas pelos Administradores
- Clique no botão [Próximo] para escolher as opções de agendamento
2º Passo: Agendamento
- Escolha de cinco separadores de agendamento no topo:
- Padrão Recorrente: Vários turnos com um padrão regular
- Disperso: Vários turnos sem padrão regular
- Singular: Uma data e hora única para um turno
- Sazonal: Sem agendamento num determinado tempo finito
- Sem Agendamento: Sem agendamento (não há turnos fixos)
- Insira a informação necessária, ou seja, datas, início de turnos, fim de turnos, etc.
- Clique no botão [Próximo]
IMPORTANTE: Os turnos não podem ser adicionados a uma Atividade sazonal ou não agendada. Nenhum turno pode ser removido de uma Atividade agendada. Se já gravou a Atividade mas precisa de mudar o tipo de agendamento, coloque o rato sobre o ícone das Opções ao lado da atividade e selecione “Atualizar Tipo de Atividade”
3º Passo: Visibilidade e Automatização
- Visível a: Selecione que pessoas voluntárias podem ver a sua Atividade (Nota: se puderem vê-la, podem inscrever-se):
- Só pessoas voluntárias que estão inscritas, agendadas ou na lista de reservas
- Visível a todos os voluntários que estão: selecione o estatuto ou qualificações (opcional) que os voluntários têm de ter
- Público: Todas as suas pessoas voluntárias podem ver a Atividade (vai também aparecer no seu link de inscrição na Lista de Atividades a potenciais candidatos)
- Auto-Agendamento: Atribuir automaticamente estas pessoas voluntárias quando elas se inscrevem para a Atividade/turno com base nos estatutos e qualificações (opcional)
- Bloqueio Automático: Prevenir que as pessoas voluntárias se inscrevam quando uma Atividade/turno enche
- Mínimo de Pessoas Voluntárias: Número mínimo de pessoas precisas para uma Atividade/turno
- Máximo de Pessoas Voluntárias: Número máximo de pessoas precisas para uma Atividade/turno (ativa o Bloqueio Automático)
- Permitir que as pessoas voluntárias se removam: se ativo, insira um número na caixa de horas (o predefinido é 0)
- Inscrição Antecipada: Se ativo, pode prevenir que as pessoas se inscrevam para um turno X horas antes de ele começar (tem de ser um número inteiro superior a 0)
- Clique no botão [Próximo] para continuar para as Qualificações ou clique no botão [Guardar] se não precisar de mais definições
4º Passo: Qualificações
- Usando os menus suspensos, selecione a(s) Qualificação(ões) relevantes para a atividade.
- As Pessoas Voluntárias têm de igualar ou exceder o que selecionar aqui para filtrar como qualificado para a atividade. Ser qualificado para a Atividade pode definir se uma pessoa voluntária vê a atividade ou não (Visibilidade) e se podem ou não Auto-Agendar-se; como definido no 3º Passo.
- Clique no botão [Próximo] para continuar para os Campos de Feedback, ou no botão [Guardar] se não quiser adicionar Questões para Feedback ou Classificações (As Classificações são exclusivas a clientes Coletivo).
5º Passo: Campos de Feedback
- Selecione a caixa ao lado de quaisquer Campos de Feedback para os associar com a atividade.
- Assim que associados, os voluntários poderão preencher os campos quando registarem horas na atividade.
- Se o Campo de Feedback que precisar para esta Atividade ainda não tiver sido criado, pode fazê-lo ao clicar no botão [Adicionar Novo]
- Clique no botão [Próximo] para continuar para as Classificações do Agendamento (ou “Classificações” para clientes Coletivo), ou no botão [Guardar] se não quiser adicionar Classificações
6º Passo: Classificações
As Classificações são usadas para fornecer mais informação aos seus Interesses Gerais e Atividades nas suas organizações, permitindo aos utilizadores procurar oportunidades. As Classificações também podem aparecer no(s) formulário(s) de candidatura da sua organização, permitindo aos administradores procurar utilizadores com valores específicos na classificação
- Selecione a caixa ao lado das opções de Classificações para associá-las com esta atividade.
- Clique no botão [Guardar] ou no botão [Próximo] para continuar para Notificações se a sua organização tiver uma subscrição PLUS
7º Passo: Notificações (Apenas Subscrições PLUS)
Os administradores das subscrições PLUS podem selecionar para que atividades receberão notificações.
- Selecione a opção “Selecione os administradores que serão notificados para esta atividade”
- Selecione a caixa ao lado de cada administrador que deve receber notificações para esta atividade específica.
- Nota: Os Administradores vão precisar também de ter as Notificações de Atividade ativas em Diversos nos seus perfis.
- Clique no botão [Guardar]
Importante: Se os administradores estiverem selecionados para receberem notificações para uma atividade específica ou atividades, eles receberão APENAS notificações para essas atividades. Se um administrador não for selecionado para atividades específicas, receberá notificações para TODAS as atividades (incluindo aquelas com administradores especificados) com base nas seleções feitas em Diversos nos seus perfis.